Wenn ein neuer Mitarbeiter am Montag anfängt, hat die Personalabteilung die Unterlagen beisammen und der Laptop wartet bereits auf dem Schreibtisch — nur die Zeiterfassung steht noch aus, weil sich irgendwann jemand um die Einrichtung kümmern wird.
Dieses „irgendwann” kostet am Ende mehr Zeit als das Einrichten selbst, weshalb wir es in Fritto so einfach wie möglich gemacht haben.
In Fritto legen Sie neue Mitarbeiter in wenigen Schritten an: mit den richtigen Wochenstunden, der passenden Mitarbeitergruppe — und ohne dass Sie am zweiten Tag noch mal nachbessern müssen.
Neuen Mitarbeiter anlegen
Öffnen Sie in Fritto den Bereich Benutzerverwaltung → Benutzer und klicken Sie auf „Neuer Benutzer”. In der gleichen Maske tragen Sie alles ein, was der neue Account braucht: die E-Mail-Adresse für den Login, Vorname und Nachname und bei Bedarf die Telefonnummer.
Hier legen Sie im Feld „Kapazität pro Wochenstunden” auch die vertraglichen Wochenstunden fest. Tragen Sie dort den passenden Wert ein — etwa 40 für Vollzeit oder 20 für Teilzeit — und Fritto rechnet automatisch mit den korrekten Tageswerten weiter.
Die Wochenstunden sind die Basis für Auslastungsberechnungen, Überstunden-Tracking und teamweite Reports. Wer dieses Feld überspringt, rechnet später mit falschen Zahlen — es lohnt sich also, es gleich beim Anlegen auszufüllen.
Sobald Sie speichern, erhält der neue Nutzer automatisch eine Einladungsmail mit seinem Zugangscode und kann sich direkt einloggen.
Mitarbeitergruppe anlegen
Mitarbeitergruppen helfen Ihnen dabei, Ihr Team in Fritto strukturiert abzubilden und Auswertungen gezielt nach Bereichen zu filtern. Sie können Gruppen zum Beispiel nach Abteilungen wie Entwicklung, Design oder Buchhaltung benennen — oder abteilungsübergreifende Projektteams als eigene Gruppe zusammenfassen.
Eine neue Mitarbeitergruppe legen Sie im Bereich Firma → Mitarbeitergruppen an. Klicken Sie dort auf „Neue Benutzergruppe”.
Vergeben Sie anschließend einen aussagekräftigen Gruppennamen und klicken Sie auf Speichern. Die Gruppe steht ab diesem Moment zur Verfügung.
Neu angelegten Mitarbeiter einer Gruppe zuweisen
Sobald eine Gruppe existiert, können Sie neu angelegte Mitarbeiter direkt einer Gruppe zuweisen. Gehen Sie dazu in den Bereich Benutzerverwaltung → Benutzer, wählen Sie den neu angelegten Mitarbeiter aus und klicken Sie auf die drei Punkte. Über „Bearbeiten” können Sie den Mitarbeiter der gewünschten Gruppe zuweisen.
Ab diesem Moment taucht der Mitarbeiter in allen gruppenbasierten Auswertungen auf. Teamleitungen sehen auf einen Blick, wer wie viel Zeit auf welchem Projekt gebucht hat — ohne durch einzelne Nutzerprofile klicken zu müssen.
Was passiert danach?
Sobald der Mitarbeiter eingerichtet ist, kann er sich einloggen und direkt mit der Zeiterfassung beginnen — per Web-Interface, über das Jira-Plugin oder, wenn Ihr Team mit Claude arbeitet, sogar mit der KI, die die Zeit automatisch mitschreibt, ohne dass jemand manuell auf „Start” drücken muss.
Wochenstunden und Gruppe lassen sich jederzeit nachträglich anpassen — wenn sich die Stelle ändert, das Team umstrukturiert wird oder jemand die Abteilung wechselt.
Fazit
Neue Mitarbeiter in Fritto einzurichten ist keine große Sache — E-Mail, Name und Wochenstunden in einer Maske, Gruppe in zwei Klicks zugewiesen, und der neue Kollege kann am ersten Arbeitstag direkt loslegen. Onboarding in der Zeiterfassung sollte nicht länger dauern als das Drucken des Mitarbeiterausweises.
