Die meisten Unternehmen merken erst, dass ihre Zeiterfassung Lücken hat, wenn jemand danach fragt – etwa die Gewerbeaufsicht oder der Zoll, die die Arbeitszeitnachweise der letzten Monate sehen möchten. Dann hilft auch die beste Arbeit nicht weiter, wenn die Unterlagen fehlen.
Kurzfassung: Bis zu 30.000 € je Verstoß nach dem Arbeitszeitgesetz, bis zu 500.000 € nach dem Mindestlohngesetz. In der Praxis: 400 € pro nicht gewährter Pause, 1.600 € pro Mitarbeiter ohne korrekte Aufzeichnung. Weil jeder Verstoß einzeln zählt, wird es schnell fünfstellig.
Wer prüft eigentlich?
Arbeitsschutzbehörde der Länder → in Baden-Württemberg die Gewerbeaufsicht. Prüft das Arbeitszeitgesetz: Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten, Aufzeichnungen. Betrifft jedes Unternehmen.
Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) → prüft den Mindestlohn. Relevant vor allem bei Minijobbern und in Branchen wie Bau, Gastronomie oder Logistik.
Kontrollen werden häufiger: Seit 2026 schreibt das Arbeitsschutzgesetz allen Bundesländern vor, jedes Jahr mindestens 5 % der Betriebe zu besichtigen (§ 21 Abs. 1a ArbSchG). Diese Besichtigungen betreffen den Arbeitsschutz insgesamt, nicht nur die Arbeitszeit. Häufigster Anlass für eine gezielte Arbeitszeitprüfung bleibt eine Beschwerde – oft von jemandem, der das Unternehmen gerade verlassen hat.
Was einzelne Verstöße kosten
Das Gesetz setzt die Obergrenzen: 30.000 € für die meisten Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz (§ 22 ArbZG), 5.000 € für einen fehlenden Aushang. Was tatsächlich festgesetzt wird, regeln die Bußgeldkataloge der Länder. Die meisten orientieren sich am Musterkatalog des LASI:
Ein Beispiel: Ein IT-Dienstleister mit 30 Mitarbeitenden sammelt Stunden in Excel – eine Zahl pro Tag, ohne Beginn, Ende oder Pausen. Nach einer Beschwerde stellt die Gewerbeaufsicht fest: 12 Personen ohne Aufzeichnung der Mehrarbeit (19.200 €), 4 Personen an je 6 Tagen ohne Pause (9.600 €), dazu kleinere Ruhezeitverstöße. Zusammen gut 30.000 € – obwohl kein einzelner Verstoß die gesetzliche Obergrenze erreicht.
Wann es strafbar wird
Nach § 23 ArbZG wird aus der Ordnungswidrigkeit eine Straftat, wenn Verstöße gegen Arbeitszeit, Pausen oder Ruhezeiten die Gesundheit eines Mitarbeiters gefährden oder beharrlich wiederholt werden. Dann drohen bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder eine Geldstrafe. Die fehlende Aufzeichnung selbst ist nicht strafbar – aber genau sie sorgt dafür, dass solche Verstöße niemand bemerkt, bis es zu spät ist.
Haften muss dabei nicht nur „die Firma”, sondern auch die Geschäftsführung persönlich. Hinzu kommen Folgen, die nicht im Bescheid stehen: Bußgelder über 200 € landen im Gewerbezentralregister, und wer wegen eines Mindestlohnverstoßes mindestens 2.500 € zahlen muss, kann von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden.
Was sich gerade ändert
Seit dem BAG-Beschluss von 2022 müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit erfassen. Ein direktes Bußgeld dafür gibt es bisher nicht, erst wenn die Behörde die Einführung eines Systems anordnet. Das soll sich ändern: Im Juni 2026 wurde ein neuer Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums bekannt. Er ersetzt den Entwurf von 2023, der nie vom Kabinett beschlossen wurde. Vorgesehen ist eine Pflicht zur elektronischen Erfassung mit Übergangsfristen je nach Betriebsgröße; Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dürfen weiter auf Papier erfassen. Stand Oktober 2026 stimmen sich die Ministerien noch ab, beschlossen ist noch nichts. Mehr dazu im Artikel zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland.
Diese Unterlagen sollten bereitliegen
Arbeitszeitnachweise aller Mitarbeitenden der letzten zwei Jahre
Aushang des Arbeitszeitgesetzes und geltender Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen
Dienst- und Schichtpläne
Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise (vor allem für den Zoll)
Für Minijobber und Branchen nach § 2a SchwarzArbG: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, erfasst spätestens nach sieben Tagen
Wie Fritto dabei hilft
Bußgeldrisiken entstehen selten, weil jemand bewusst trickst – sondern weil Aufzeichnungen verstreut, unvollständig oder im Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar sind.
Nachvollziehbar: Jeder Zeiteintrag zeigt, wer ihn wann erfasst und geändert hat – die Prüfspur, die Excel nicht liefert.
Schnell vorlegbar: Ein Report für beliebige Zeiträume und alle Mitarbeitenden steht mit wenigen Klicks bereit.
Freigabe eingebaut: Auffälligkeiten wie zehn Stunden ohne Pause fallen intern auf, nicht erst bei der Prüfung.
Sicher aufbewahrt: Die Daten liegen auf Servern in Deutschland – auch nach zwei Jahren noch.
Fazit
400 € hier, 1.600 € dort – teuer wird es, weil jede Pause, jeder Tag und jede Person einzeln zählt. Die Lösung ist kein Großprojekt: eine Zeiterfassung, die das Team ohne Aufwand nutzt und die bei einer Prüfung auf Knopfdruck vorliegt.
