Sie suchen eine Excel-Vorlage für die Zeiterfassung, die einfach funktioniert: Arbeitsbeginn eintragen, Ende eintragen, Pause abziehen, fertig. Das Problem ist nicht, eine Vorlage zu finden – Google liefert hunderte. Das Problem ist, dass die meisten entweder zu simpel sind (keine Pausenregel, keine Projekte) oder so überladen, dass niemand im Team sie freiwillig ausfüllt.
Wir haben uns gängige Vorlagen angesehen und drei ausgewählt, die 2026 wirklich brauchbar sind – jede für einen anderen Bedarf. Am Ende zeigen wir ehrlich, ab wann Excel an seine Grenzen kommt und was dann eine Alternative sein kann.
Kurzfassung: Für den schnellen Start reicht die Vorlage, die direkt in Excel steckt. Wer nach deutschem Arbeitszeitrecht inklusive Pausenregel erfassen will, greift zu einer deutschen Monatsvorlage. Und wer flexibel zwischen Woche, zwei Wochen und Monat wechseln möchte, ist mit Vertex42 gut bedient.
Was eine gute Excel-Vorlage für die Zeiterfassung können muss
Bevor wir zu den Vorlagen kommen: Woran erkennt man eine gute? Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Wie genau, regelt das Gesetz bislang nicht im Detail. Eine Excel-Tabelle ist also grundsätzlich zulässig – wenn sie die wichtigsten Angaben sauber festhält. Mehr zum rechtlichen Hintergrund finden Sie in unserem Artikel Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Was Unternehmen jetzt wirklich wissen müssen.
Eine brauchbare Vorlage sollte mindestens Folgendes abdecken:
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
Pausen – idealerweise mit automatischem Abzug
Summe pro Woche oder Monat, gern in Dezimalstunden (8,5 statt 8:30)
Überstunden bzw. Soll-Ist-Vergleich
Optional: eine Spalte für Projekt oder Kunde, wenn Sie Stunden weiterberechnen
Drei Excel-Vorlagen im Praxischeck
1. Die Microsoft-Vorlagen direkt in Excel
Für wen: Einzelpersonen und kleine Teams, die sofort loslegen wollen.
Die naheliegendste Lösung wird oft übersehen: Excel bringt eigene Vorlagen mit. Öffnen Sie in Excel Datei → Neu und suchen Sie nach „Stundenzettel” oder „Zeitkarte”. Sie bekommen mehrere Varianten, meist als Wochenansicht mit Spalten für reguläre Stunden, Überstunden sowie Urlaubs- und Krankheitstage. Je nach Vorlage lässt sich auch ein Stundensatz hinterlegen.
Stundenzettel-Vorlage aus Excel (Datei → Neu)
Was gut ist: Kein Download von Drittseiten, sauberes Design, funktioniert auch in Excel im Web. Sie sind in zwei Minuten startklar.
Wo es hakt: Die Vorlagen sind international ausgelegt. Die deutsche Pausenregel – 30 Minuten, sobald Sie mehr als sechs Stunden arbeiten, 45 Minuten, sobald Sie neun Stunden überschreiten – ist nicht eingebaut. Eine Projekt- oder Kundenspalte müssen Sie meist selbst ergänzen.
2. Stundenzettel 2026 von WHK Controlling
Für wen: Deutsche Unternehmen, die nach Arbeitszeitgesetz erfassen und Stunden Projekten zuordnen wollen.
Die Vorlage von WHK Controlling, einer Frankfurter Beratung für Unternehmensfinanzen, ist klar auf den deutschen Alltag zugeschnitten. Sie erfasst Beginn, Ende und Pause, berechnet die Netto-Arbeitszeit automatisch in Dezimalstunden und bietet Spalten für Tätigkeit und Projektnummer. Dazu gibt es kumulierte Stunden, eine Monatsübersicht und ein Jahresblatt mit Soll-Ist-Vergleich.
Stundenzettel 2026, Quelle: WHK Controlling
Was gut ist: Pausenregel nach ArbZG berücksichtigt, Projektspalte schon vorhanden. Download ohne Registrierung.
Wo es hakt: Eine Datei pro Person. Sobald mehrere Mitarbeiter erfassen, müssen Sie die Dateien am Monatsende von Hand zusammenführen.
3. Vertex42 Timesheet Template
Für wen: Teams mit unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen und alle, die auch mit Google Sheets arbeiten.
Vertex42 ist eine der bekanntesten Quellen für Excel-Vorlagen weltweit. Die Timesheet-Vorlage gibt es als Wochen-, Zweiwochen- und Monatsversion. Sie erfassen Kommen und Gehen mit bis zu zwei Pausen pro Tag, wahlweise im Dezimal- oder Stundenformat. Überstunden lassen sich automatisch berechnen – ab acht Stunden pro Tag, ab 40 Stunden pro Woche oder beides.
Timesheet Template, Quelle: Vertex42
Was gut ist: Sehr flexibel, läuft in Excel ab 2007, Google Sheets und OpenOffice. Die Formeln sind sauber gebaut und gut nachvollziehbar.
Wo es hakt: Die Vorlage ist englischsprachig, und die Überstundenlogik folgt US-Regeln. Für den Einsatz in Deutschland sollten Sie Beschriftungen und Überstundenschwellen anpassen. Die Lizenz erlaubt die Nutzung, aber nicht die Weitergabe der Vorlage.
Die drei Vorlagen im Vergleich
So holen Sie mehr aus jeder Vorlage heraus
Egal, für welche Vorlage Sie sich entscheiden – mit ein paar Handgriffen wird sie deutlich robuster:
Dropdowns statt Freitext: Legen Sie Kunden und Projekte über Daten → Datenüberprüfung als Liste an. So schreibt niemand „Kunde A”, „KundeA” und „Kd. A” durcheinander.
Formelzellen schützen: Sperren Sie alle Zellen mit Formeln über den Blattschutz. Ein versehentlich überschriebener Pausenabzug fällt sonst erst Wochen später auf.
Eine Datei pro Monat: Benennen Sie Dateien einheitlich, etwa 2026-10_Nachname.xlsx. Das spart beim Zusammenführen viel Sucherei.
Dezimalstunden für die Abrechnung: Für Rechnungen und Lohnbuchhaltung ist 7,75 einfacher weiterzuverarbeiten als 7:45.
Typische Stolperfallen beim Arbeiten mit Excel-Zeiterfassung haben wir übrigens in einem eigenen Artikel gesammelt.
Wann Excel an seine Grenzen kommt
Für eine Person oder ein kleines Team funktioniert eine gute Excel-Vorlage lange Zeit zuverlässig. Schwierig wird es meist an drei Stellen:
Mehrere Dateien: Fünf Mitarbeiter heißt fünf Stundenzettel. Am Monatsende fasst jemand alles zusammen – oft mehrere Stunden Arbeit.
Nachträgliche Änderungen: In Excel lässt sich jede Zelle jederzeit überschreiben, ohne dass sichtbar wird, wann und von wem. Bei einer Prüfung ist das kein starkes Argument.
Was rechtlich kommt: Am 18. Juni 2026 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er sieht eine elektronische Erfassung am selben Tag vor, mit Übergangsfristen je nach Unternehmensgröße. Tabellenkalkulationen werden darin ausdrücklich als denkbare Lösung genannt. Der Entwurf ist aber noch nicht beschlossen – die Details können sich ändern.
Fritto als Alternative – oder als Ergänzung
Wenn Sie merken, dass das Zusammenführen am Monatsende mehr Zeit kostet als die eigentliche Erfassung, lohnt sich ein Blick auf ein Zeiterfassungstool. Fritto ist eines davon, entwickelt von Steinpilz in Kirchheim unter Teck.
Der Unterschied zur Excel-Vorlage: Jede Person erfasst ihre Zeit in Fritto – im Browser, direkt im Jira-Ticket oder sogar über einen KI-Assistenten wie Claude, der die Zeit selbst einträgt. Kunden und Projekte kommen aus einer festen Liste, Änderungen bleiben nachvollziehbar, und Teamweite Reports stehen am Monatsende mit wenigen Klicks bereit. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland.
Teamweite Reports in Fritto: alle Stunden pro Kunde und Projekt auf einen Blick
Und Excel müssen Sie dafür nicht aufgeben. Über die Excel-Anbindung mit Office Scripts landen die Fritto-Daten auf Knopfdruck in Ihrer bestehenden Vorlage – Ihre Formeln und Rechnungslayouts bleiben, nur das Abtippen fällt weg. Wie sich die Varianten im Alltag unterscheiden, zeigt unser Vergleich Excel, Fritto oder beides?.
Fazit
Eine Excel-Vorlage ist für viele Teams ein guter Startpunkt. Für den schnellen Einstieg reicht die Microsoft-Vorlage, für deutsche Unternehmen mit Projektarbeit ist die Vorlage von WHK Controlling die passendste, und Vertex42 punktet mit Flexibilität. Wichtig ist vor allem, dass Ihr Team die Vorlage tatsächlich jeden Tag nutzt.
Wenn das Team wächst und die Konsolidierung zur Monatsend-Routine wird, die keiner mag, ist ein Tool wie Fritto die nächste Stufe – mit oder ohne Excel dahinter.
