Fünf Leute im Team, drei Kunden, und am Monatsende soll jeder Kunde seinen Bericht bekommen – wer hat wie viel Zeit wofür gebraucht. Vermutlich kennen Sie das aus Ihrer eigenen Zeiterfassung: eine Excel-Datei pro Person, vielleicht ein gemeinsames Sheet, und irgendjemand fasst am Ende alles zusammen. Es funktioniert – bis eine Formel bricht, jemand einen Tag vergisst oder zwei Leute an derselben Kopie arbeiten.
Eine Sache vorweg: Fritto soll Excel nicht ersetzen. Es gibt zwei Wege, wie Fritto hier helfen kann – entweder es macht die Arbeit mit Excel schneller, oder Sie steigen komplett um. Welcher Weg passt, hängt von Ihrem Team ab. Deshalb gehen wir dasselbe Szenario dreimal durch: nur Excel, nur Fritto, und die Kombination aus beidem.
Kurzfassung: Reiner Excel-Betrieb kostet vor allem am Monatsende Zeit und Nerven. Reines Fritto ist am schnellsten, nimmt Ihnen aber die freie Excel-Formatierung. Die Kombination aus beiden behält Ihre bestehenden Excel-Vorlagen – nur die mühsame Dateneingabe fällt weg.
Das Szenario
Ein Team aus 5 Personen arbeitet für 3 Kunden – nennen wir sie Kunde A, B und C. Jede Person ist über den Monat verteilt an mehreren Kunden tätig. Am Monatsende braucht jeder Kunde einen eigenen Bericht: wie viele Stunden, für welche Aufgabe, als Basis für die Rechnung.
Szenario 1: Nur Excel
Jede Person trägt ihre Stunden in eine eigene Excel-Datei ein, oder alle tragen in ein gemeinsames Sheet mit fünf Tabs ein. Am Monatsende zieht eine Person – meist aus der Buchhaltung oder der Teamleitung – alle fünf Dateien zusammen und baut daraus die drei Kundenberichte, per Copy-paste oder SVERWEIS.
Zeitaufwand: Das tägliche Eintragen kostet kaum Zeit, etwa 2 Minuten pro Person und Tag. Die Konsolidierung am Monatsende dagegen dauert für 5 Dateien und 3 Kunden erfahrungsgemäß 3 bis 4 Stunden – mehr, wenn eine Formel bricht oder ein Tab anders aufgebaut ist als die anderen.
Fehlerrisiko: Hoch. Freitext-Felder werden unterschiedlich beschriftet, Stunden landen beim falschen Kunden, ein Eintrag fehlt komplett. Die Klärung per E-Mail oder Rückfrage kostet oft noch einmal 1 bis 2 Stunden Nacharbeit.
Flexibilität: Sehr hoch. Jede Formel, jede Ansicht, jede Sonderauswertung ist möglich – solange jemand sie bauen und pflegen will. Ändert sich die Struktur (neuer Kunde, umbenanntes Projekt), muss das in allen fünf Dateien von Hand nachgezogen werden.
Kompatibilität mit der Buchhaltung: Grundsätzlich gut, da Excel ohnehin das Format ist, mit dem die Buchhaltung arbeitet. In der Praxis aber uneinheitlich, weil jede Datei etwas anders aufgebaut ist und vor der Weitergabe erst vereinheitlicht werden muss.
Szenario 2: Nur Fritto
Jede Person erfasst ihre Zeit direkt in Fritto, gegen eine feste Liste aus Kunden und Projekten – per Weboberfläche, direkt im Jira-Ticket oder über einen angebundenen KI-Assistenten. Am Monatsende steht der Bericht pro Kunde mit wenigen Klicks bereit.
Zeitaufwand: Das tägliche Erfassen bleibt ähnlich schnell wie in Excel, oft schneller, weil Kunde und Projekt aus einer Liste ausgewählt statt eingetippt werden. Der Bericht selbst ist in etwa 10 Minuten fertig statt in Stunden.
Fehlerrisiko: Niedrig. Weil Kunde und Projekt aus einer festen Liste kommen, sind Tippfehler oder Fehlzuordnungen kaum möglich. Was bleibt, ist die Disziplin, wirklich alles in Fritto einzutragen – nicht mehr nebenbei in einer Notiz oder auf Papier.
Flexibilität: Eingeschränkter als in Excel. Fritto liefert saubere, teamweite Berichte – für eine spontane Sonderauswertung, wie sie in Excel mit ein paar Klicks entsteht, braucht es dagegen einen Export. Wer stark an individuell gebauten Excel-Ansichten hängt, wird das merken.
Kompatibilität mit der Buchhaltung: Gut, aber mit Umgewöhnung verbunden. Ist die Rechnungsstellung bislang eng an bestehende Excel-Vorlagen geknüpft, muss dieser Teil des Prozesses neu aufgebaut werden.
Szenario 3: Fritto + Excel kombiniert
Die Zeiterfassung läuft wie in Szenario 2 direkt über Fritto. Für den Bericht wird die Live-Anbindung über Office Scripts genutzt: Die aktuellen Zeitdaten fließen auf Knopfdruck in die bestehende Excel-Vorlage für die Rechnungsstellung – ohne manuelles Zusammentragen aus fünf Einzeldateien.
Zeitaufwand: Am geringsten von allen drei Szenarien. Die Daten aktualisieren sich auf Knopfdruck, die Anpassung im gewohnten Excel-Template dauert noch etwa 15 bis 20 Minuten statt mehrerer Stunden.
Fehlerrisiko: Am niedrigsten. Die Dateneingabe läuft strukturiert über Fritto, Excel übernimmt nur noch Formatierung und Rechnungslogik – nicht mehr die fehleranfällige manuelle Konsolidierung.
Flexibilität: Hoch. Ihre bestehende Excel-Vorlage für Rechnungen oder Reports bleibt erhalten, inklusive aller Formeln, die Ihre Buchhaltung bereits kennt. Es ändert sich nur, wie die Daten hineinkommen – nicht, was Sie damit anschließend tun.
Kompatibilität mit der Buchhaltung: Am höchsten. Die Buchhaltung arbeitet weiter in der gewohnten Excel-Vorlage, bekommt aber aktuelle, saubere Daten statt fünf Dateien zum Zusammensuchen.
Vergleich auf einen Blick
Fazit: Die Entscheidung liegt bei Ihnen
Keines der drei Szenarien ist grundsätzlich falsch. Reiner Excel-Betrieb funktioniert für kleine Teams eine Weile ganz gut – bis die Konsolidierung am Monatsende spürbar Zeit frisst. Wer bereit ist, sich von den gewohnten Excel-Ansichten zu lösen, ist mit reinem Fritto am schnellsten unterwegs. Und wer die bestehenden Excel-Vorlagen für Rechnungen und Reports behalten möchte, bekommt mit der Kombination beides: vertraute Vorlagen und eine saubere, aktuelle Datenbasis dahinter.
Fritto ersetzt Excel also nicht zwangsläufig – es nimmt Ihnen die mühsame Dateneingabe und Konsolidierung ab, egal ob Sie danach ganz in Fritto bleiben oder die Daten weiter in Excel weiterverarbeiten.
